1、和相关领导确认会议时间、会议内容以及需要参加的人员数量。

2、记录下出席人员、讨论主题、制定的决策及任务分派资料。

3、参加会议时，请自带笔、本等用品。

4、参会人员到达会场后需保持室内安静，找到相应位置就坐。

5、安排专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录。

注意交谈技巧：尊重他人的观点和看法，即使自我不能理解或表示同意，也不当着他人的面指责对方是瞎说、废话、胡说八道等，而是陈述己见，分析事物，讲清道理。

（1）开会之前要深入研究召开会议的目的，准备好会议上报告、提问、调查或讨论的纲目。

（2）要根据会议资料、性质与需要物选定参加会议的人员名单。参加会议人数的多少，应根据会议资料和会议预期效果、场地条件而定。为深入探讨一些问题而开的会议，人数可少些。调查情景、纪念及宣传性的会议，人数可多些。