称谓：在首行顶格写称谓并加冒号。为了表示尊敬、亲切，可在称谓前加上“尊敬的”或“亲爱的”等词。这由写信人与收信人关系的亲疏远近而定。问候语：第二行开头空两格写问候语。运用礼貌语言，使收信人感到亲切，受到尊敬。正文：另起一行空两格写，语言要求准确通俗，明白如话，不要有过多过深的修饰，以免造成对方的误解。结尾：根据收信人的身份，写表示祝愿的话，以示礼貌。署名和日期：最后两行靠右为写信人的姓名，姓名正下方为写信日期。