1、文档的分类要清晰。将不同的文档分成不同的类别，放在不同的文件夹之内，便于查找；

2、清晰易懂的文件命名。命名能够反映文件的内容，便于查询；

3、文件版本记录要清楚。不同时间、不同时期的不同版本，要分清；

4、文档流通记录要记录；

5、文档电子备份。为安全起见，对文档要进行安全扫描备份，防止文件丢失等意外情况；

6、文件管理者的流动管理。管理者流动，会造成文件管理的混乱，所以在交接时一定要交接好。