事人应当在租赁合同签订后30日内，到房地产管理部门办理登记备案手续。

需要的文件包括：

(1)书面租赁合同；

(2)房屋所有权证书；

(3)当事人的合法证件；

(4)城市人民政府规定的其他文件，包括出租共有房屋其他共有人同意出租的证明、出租委托代管房屋委托代管人授权出租的证明等。

《商品房屋租赁管理办法》第十四条：房屋租赁合同订立后三十日内，房屋租赁当事人应当到租赁房屋所在地直辖市、市、县人民政府建设(房地产)主管部门办理房屋租赁登记备案。