1、以各种方式确定客户到来的时间。一旦在邮件或是电话中跟客户确认好时间，地点和事件等后，及时跟经理沟通确认时间，确保在该时间段客服和经理都有时间。

2、确定人数、地点及是否要安排酒店及接待车。确认过时间之后，需要问客户是否需要帮其预订好酒店。若客户需要，则需要问清其入住的时长，人数。最后将酒店的地点，名称，房间号等信息发给客户。

3、做好公司内部接待工作。安排行政部先打好欢迎牌，欢迎牌上面要注明客户公司名称或者客户名称，接待日期等欢迎客户莅临公司等话语。提前打扫好接待室，且要检查好接待室里的白板及白板笔，纸笔等文具是否齐全。