1、了解清楚会议的主题、参加人员、会议场所、资金预算。

2、参加人员中要搞清楚参加的部门、参加的领导，各领导的级别。

3、预定好会议场所，检查会议场所的卫生情况，是否可以满足参加人员的座位。

4、安排好参加人员的座次。

5、预定好必要的设备，比如话筒、投影仪、茶杯、签字笔、材料纸。

6、准备好会议需要的文件材料。