1、受控文件，是指文件管理部门能控制，并且想控制的文件，可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；

2、非受控文件，是指文件管理部门不能控制或不想控制、不必控制的文件。比如：经受权人批准，发放到企业外部的的文件，如认证中心、供方、顾客和当地政府，本企业管理部门不可能再对其进行控制，就成为非受控文件。或者是一些文件不重要，比如一些通知、告示、公告等，公布出后，就不必再进行控制，也成为非受控文件。