员工借了钱出差，回来时如果没用完冲账就是把原来记录该员工借款的数据冲掉。如果超了，就正常报销了。

无论拿回的发票可冲账多少（发票大于借款或小于借款还是正好是借款数）都应开收据。借款单一般借出款项时交会计做账，发票冲抵借款时，开出收据给借款人。因为借款时以借据入账了，不能撤出原借条，冲账时不给收据，对借款人来讲没有还款的凭证。如果记账人把账记错，记到别人头上，那么会出现麻烦。收据的写法，可在备注注明还现款多少，发票多少。