先对合同进行编号处理；归属于各个部门的合同应有相应部门管理；各部门负责人指派专人对合同进行整理、归档、备案；各部门自行备案后，并报人事行政部统一备案管理；公司需要某份合同时，可以先由人事行政部查询一下，然后再去有关部门调取文件。