报表程序主要有三大系统 一是报表定义，即建立描述文件；二是报表输 出，即根据描述文件计算并打印报表、汇总表、分析表等多种报表；三是报表 维护，它是为了保证程序的正常运行而做的辅助工作。进行报表定义时，必须做好如下工作 一是要有一张空表的格式，即这 张表的表头是什么样，表的栏目有多少，栏目的名称是什么，有多少行，表尾 有什么，我们可以在屏幕上画一张空白的表格，并将其保存在一个文件里。

我 们称这个文件为报表格式文件。二是要知道这张表的每栏数据是怎么来的，可 以有两个来源 其一是从账目中取得某个科目的余额或发生额或年初数，我们 称之为取数公式；其二是从前期的报表或其他报表或本表中经过加减乘除 等计算而来，我们称之为计算公式。

把两个公式分别存在两个文件中，一 个叫取数公式文件，一个叫计算公式文件。三是要对各栏目横平竖直检 查勾稽关系进行描述，将其存在一个文件中，称之为校验公式文件。因此, 要建立一张报表，就要有报表格式、取数公式、计算公式和校验公式这样四个 文件。

因为这些文件都是描述某张报表的，故而统称为描述文件。一张报表就要有四个文件来描述它，如果要出多种报表，就要有许多描述 文件。那么，到底哪四个文件是用来描述同一个文件的？为了使这些描述文件 与实际打印的报表建立起联系，就要建立一个表格信息文件，即让操作者告诉 计算机打印哪张报表，使用哪些描述文件，这就要建立一个管理文件，我们称 之表格管理文件。

这样，进行报表定义时，就需要建立报表格式、取数公式、计算公 式、校验公式、表格管理五个文件。